RECEPCIÓN DE MERCANCÍA
Cómo recibir mercancía sin perder el control
La recepción es el momento en que la mercancía entra al sistema y también donde se acumulan los errores: cantidades que no coinciden, unidades mezcladas y productos dañados que terminan contados como disponibles. Un proceso breve y constante evita casi todos.
1. Verifica antes de registrar
Compara lo recibido con el documento del proveedor: artículo, cantidad, presentación y estado. Cuenta lo que llegó, no lo que debería haber llegado.
Si hay faltantes, sustituciones o daños, anótalos antes de firmar. Después es mucho más difícil reclamar.
2. Registra en la unidad del catálogo
Si el proveedor entrega cajas y tu catálogo usa piezas, convierte antes de registrar y anota el factor. La cantidad registrada debe quedar en la misma base que el resto del inventario.
Cuando la conversión no sea exacta —por ejemplo, peso variable— registra la cantidad realmente medida y deja la nota correspondiente.
3. Deja el stock donde se va a usar
Registra la entrada en la ubicación correcta desde el inicio. Si la mercancía llega al almacén y luego pasa al piso de venta, haz el traspaso correspondiente.
Un artículo disponible en el sistema pero físicamente en otro lugar genera faltantes falsos y compras duplicadas.
4. Resuelve diferencias con evidencia
Cuando la cantidad no coincide, revisa el documento, el conteo y la presentación antes de ajustar. Documenta la diferencia y el acuerdo con el proveedor.
No corrijas el saldo para que "cuadre" sin explicar la causa: eso oculta el problema y lo repite en la siguiente entrega.
5. Recepción sin órdenes de compra
Si no usas órdenes de compra, registra igual la entrada con proveedor, fecha y referencia del documento. Ese rastro permite reconstruir qué llegó y cuándo.
Para negocios pequeños, una referencia simple —número de factura o remisión— suele ser suficiente para resolver dudas posteriores.
Preguntas frecuentes
¿Qué se registra primero al recibir?
Verifica el artículo, la cantidad y el estado contra el documento. Después registra la entrada en la unidad y ubicación correctas.
¿Registro lo que dice el documento o lo que conté?
Lo que contaste, y anota la diferencia con el documento. El inventario debe reflejar lo que realmente llegó.
¿Qué hago si la unidad de compra es distinta?
Convierte a la unidad del catálogo y documenta el factor. Nunca mezcles presentaciones en una misma cantidad.
¿La mercancía dañada cuenta como disponible?
No. Sepárala y regístrala como no disponible o como merma, según el acuerdo con el proveedor.